Cómo controlar el stock de repuestos en un taller de celulares sin perder plata

El stock de repuestos es distinto al de cualquier otro rubro: son piezas chicas, parecidas entre sí, que se usan parcialmente en cada reparación. Es el lugar donde más plata se pierde sin darse cuenta. Esto es lo que aprendimos manejándolo en AFC Store durante más de 10 años.

Por qué el stock de repuestos es más difícil que el de productos

Vender un accesorio es simple: entra uno, sale uno. Un repuesto no funciona así. Una pantalla de iPhone puede "gastarse" parcialmente si se usa para probar una falla y no se termina instalando. Un módulo de batería puede quedar reservado para una reparación en curso sin registrarse como tal. Y hay decenas de variantes casi idénticas (mismo modelo, distinto proveedor, distinta calidad) que a simple vista son imposibles de diferenciar en una planilla.

Los errores más comunes

• No registrar el repuesto hasta que se instala. Si solo cargás la salida cuando se cobra la reparación, durante días no sabés cuánto stock real tenés disponible.
• Mezclar stock de distintas sucursales o técnicos. Sin trazabilidad por sucursal, es común comprar de más en un local mientras sobra en otro.
• No vincular el costo del repuesto a la reparación. Se cobra un precio fijo por "cambio de pantalla" sin actualizarlo cuando el costo del repuesto sube — y ahí se empieza a trabajar a pérdida sin notarlo.
• Repuestos "fantasma". Piezas que figuran en stock pero que en realidad se rompieron, se usaron para prueba, o directamente no están — nadie dio de baja el registro.

Cómo llevarlo bien, incluso sin un sistema

Si todavía trabajás con planillas, estas tres reglas ya reducen la mayoría de los problemas:

1. Registrá la reserva, no solo la venta. En el momento en que un repuesto queda afectado a una reparación (aunque todavía no se cobró), restalo del disponible.
2. Un repuesto, un código único. Nada de "pantalla iPhone 12" a secas — sumá proveedor o calidad (original/genérica) para no mezclar costos distintos bajo el mismo nombre.
3. Contá stock físico cada 15 días, no una vez al año. La diferencia entre lo que dice la planilla y lo que hay en el cajón es la mejor forma de detectar dónde se está perdiendo plata.

Cuándo conviene pasar de planillas a un sistema

Las planillas alcanzan mientras el volumen es bajo y hay una sola persona a cargo del stock. El quiebre suele llegar en alguno de estos tres momentos: cuando abrís un segundo local, cuando sumás un técnico más y el control deja de estar en una sola cabeza, o cuando notás que el margen que calculás en el papel no coincide con la plata que efectivamente queda a fin de mes.

Ahí es donde un sistema deja de ser un gasto y pasa a ser lo que evita la pérdida: reserva automática del repuesto apenas se abre la reparación, costo actualizado en cada venta, y stock separado por sucursal en tiempo real.